人工智能正在各種類型的企業(yè)的后臺辦公室里取得顯著的進展。后臺辦公室是企業(yè)運營中，對面向客戶的部分提供支持的地方。它處理財務和會計、人力資源、供應鏈和物流、IT和支持技術(shù)，以及企業(yè)順利運營所需要的其他各種部分。后臺辦公室里發(fā)生的一切都不會直接和客戶發(fā)生關(guān)系。這里可能會包含從研究、安排收據(jù)和付款以及設(shè)施管理在內(nèi)的一切。在這里，大部分操作中涉及到的人類活動和業(yè)務流程都可以通過智能的、人工智能支持的技術(shù)和系統(tǒng)加以改進和加速。

改善從訂單到現(xiàn)金的流程

人工智能可以改善的地方之一是從訂單到現(xiàn)金的流程。這個流程包含了從客戶下訂單到接受付款在內(nèi)的所有環(huán)節(jié)。對于接受付款的公司來說，他們經(jīng)常需要創(chuàng)建并發(fā)出發(fā)票，這些發(fā)票必須開出、發(fā)送、接收然后進行處理。這個流程既牽涉到與支付相關(guān)的系統(tǒng)，也牽涉到與應收賬款相關(guān)的流程和系統(tǒng)。令人驚訝的是，時至今日，很多企業(yè)仍然在發(fā)送紙質(zhì)的發(fā)票?；谌斯ぶ悄艿膽召~款技術(shù)正在幫助企業(yè)確保他們能夠按時獲得收款。人工智能還可以幫助確保公司提供的產(chǎn)品和服務不會打水漂。

紙質(zhì)發(fā)票可能充滿錯誤，信息不一致和缺少信息，無論是錯誤的郵政編碼或地址，還是沒有按時寄出郵件，都可能會出差錯。從訂單到現(xiàn)金的人工智能服務可以幫助企業(yè)糾正錯誤，保證事情正常運轉(zhuǎn)，從而按時獲得收款。這些智能系統(tǒng)可以幫助解決爭議，檢查和處理退款請求，并且查看可能出現(xiàn)的問題。它查看實例，并對它們進行分析，然后就可以幫助減少發(fā)票和計費中的錯誤——因為人工智能系統(tǒng)能夠識別交易和文件中的模式和異常。

除了簡單地處理支付和接收付款流程之外，人工智能系統(tǒng)還可以識別出最佳客戶。智能系統(tǒng)能夠識別誰按時付款、經(jīng)常購買或購買某些類型的產(chǎn)品。有了這些信息，公司就可以為這些客戶制定個性化的激勵措施。機器學習驅(qū)動的分析還有助于識別可能發(fā)生在產(chǎn)品中的問題，可以從這里幫助啟動與那些反應遲緩或不滿意的客戶的對話，從而使所有相關(guān)人員的流程更加順暢。如果是讓人類員工處理這些事情的話，可能會有點煩人，但使用人工智能可以用始終愉快的語氣來改善客戶體驗。

企業(yè)越來越多地使用電子支付，這有助于解決許多紙質(zhì)問題。即使在這些情況下，基于人工智能的系統(tǒng)也可以幫助后臺辦公室流程。人工智能系統(tǒng)可幫助企業(yè)密切關(guān)注客戶，確保及時處理付款。 人工智能可以跟蹤整個過程，確保公司按時收到付款。這對于處理不斷變化的客戶和付款人的大型組織(如政府機構(gòu)或醫(yī)院)尤其有用。

改善采購流程的采購

人工智能革新后臺辦公室運營的第二個主要領(lǐng)域是從采購到付款的系統(tǒng)和流程。企業(yè)需要購買或者采購大量的物品，從辦公設(shè)備到制造用品以及各種其他的物品。人工智能系統(tǒng)可以加速企業(yè)采購產(chǎn)品和服務并為之付款的流程，使之變得更加高效而且更加可靠，同時還能夠確保該流程符合企業(yè)和各類監(jiān)管政策的要求。人工智能支持的軟件工具可以幫助發(fā)現(xiàn)異?，F(xiàn)象，識別相關(guān)數(shù)據(jù)以增強采購系統(tǒng)，將采購項目分配給合適的人員進行審批，并加快采購流程。人工智能可以幫助將內(nèi)部采購和采購流程轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝?、高效益的運營，可以減少或消除瓶頸，發(fā)現(xiàn)批量購買折扣的機會，整合各部門的采購，減少浪費、欺詐和濫用，并保持采購符合各種規(guī)則和法規(guī)。

當這些人工智能系統(tǒng)更深入地集成到工作場所，隨著時間的推移，它們會進行學習，成為一支在幕后的個性化智能力量。智能采購系統(tǒng)可以學習典型訂單的特征，了解在特定的企業(yè)或者組織中，什么樣的訂單是典型訂單而什么樣的訂單不是。這可以防止人類洞察力中的其他錯誤，它可以發(fā)現(xiàn)一些人類可能都沒有意識到疏漏。這些應用程序?qū)τ诰哂袕碗s采購要求的大型組織尤為有用。需要購買大量不同產(chǎn)品和服務的組織可以通過智能系統(tǒng)受益，這些系統(tǒng)可以持續(xù)不斷地監(jiān)控采購流程。人工智能系統(tǒng)識別模式的能力可以幫助理順業(yè)務，識別何時應該采購，哪些物品即將耗盡或者不經(jīng)常被使用。

人工智能使流程自動化更加智能化

人工智能系統(tǒng)也擅長于執(zhí)行需要人類認知能力元素的重復任務。雖然重復任務自動化或者工作流程自動化工具(例如聲名不佳的機器人過程自動化工具)也在企業(yè)領(lǐng)域取得了重大的進展，但是為系統(tǒng)增加能夠理解文檔、收聽語音郵件、使用會話界面和客戶交互的能力，或者使用預測性決策將使這些自動化工具變得更加智能化。

企業(yè)希望人工智能和機器學習系統(tǒng)能夠執(zhí)行原本需要人類認知能力的任務，否則這些任務非常繁瑣或者需要耗費很多時間。在過去，是由人類員工給某個人打電話，試圖弄清楚為什么發(fā)票或者賬單沒有付款，并與消費者一起想辦法解決這個問題，但是這些策略和方法通常具有侵略性，而且如果對方想要應付也很簡單，只要不接聽電話就可以了。人工智能可以幫助改變?nèi)藗冊跇I(yè)務中催收賬款的方式，也可以解決一些常見的問題，例如錯誤的記錄，錯誤的名稱，過時的信息，并且能夠簡化流程。人工智能還可幫助學習聯(lián)系個人和組織的最佳方式，以增加收回應收款的機會。

同樣，人工智能提高了合規(guī)性，特別是在受到嚴格監(jiān)管并且必須一絲不茍保持文檔的行業(yè)中。人工智能使這些公司和組織在不斷變化的要求或者內(nèi)部運作的各種環(huán)境中滿足合規(guī)性要求。人工智能可以對系統(tǒng)執(zhí)行自動審核，或者標記和過濾可能違反公司策略的對話。人工智能還利用對自然語言的認知，與員工、供應商、客戶和合作伙伴進行互動，改善運營并加快合規(guī)。

人工智能的分析功能有助于研究和查看公司數(shù)據(jù)，通過自動挖掘記錄并提供自動見解，實現(xiàn)大海撈針式的信息提供?；谌斯ぶ悄艿闹悄芟到y(tǒng)現(xiàn)在還可以通過搜索后臺辦公室頻道、監(jiān)控員工以及整個公司網(wǎng)絡(luò)的運行情況來幫助進行員工管理。人工智能系統(tǒng)密切關(guān)注員工參與、互動和行為，并確保遵循標準和公司規(guī)則，以防止對組織產(chǎn)生任何負面影響。這些人工智能系統(tǒng)還通過聊天機器人和其他形式的內(nèi)部支持為員工提供支持，從而幫助提高員工效率。以員工為中心的自助式聊天機器人被證明非常有價值，可以為人力資源相關(guān)的咨詢或IT支持提供幫助。這些領(lǐng)域的人工智能自我管理可以減少過多的時間浪費，并幫助他們更快地恢復工作。

人工智能系統(tǒng)正迅速成為企業(yè)后臺環(huán)境中不可或缺的一部分，作為增強型助手，可以大幅度減輕后臺的人類工作人員的負擔——特別是在大型跨國企業(yè)中更是如此。人工智能為之前需要大量非常重要但是低價值的人類活動的領(lǐng)域提供了急需的效率和自動化。