哈佛醫(yī)學(xué)院(HMS)報(bào)告稱，自從推出RFID解決方案來(lái)管理其4,300項(xiàng)資產(chǎn)以來(lái)，學(xué)院資產(chǎn)盤點(diǎn)時(shí)間減少了75%，同時(shí)對(duì)高價(jià)值資產(chǎn)的位置有了更多的可視性，并確保在政府審計(jì)期間可以輕松查找找到它們。

這套R(shí)FID解決方案由RadiantRFID公司提供，組成部分包括貼在資產(chǎn)上的無(wú)源UHF RFID標(biāo)簽，來(lái)自Technology Solutions (UK) Ltd.的1128手持閱讀器，以及用于存儲(chǔ)和管理數(shù)據(jù)的 Radiant Web應(yīng)用程序?；赗FID的資產(chǎn)管理信息會(huì)上傳至哈佛醫(yī)學(xué)院的Oracle Fixed Assets (OFA)系統(tǒng)。

哈佛醫(yī)學(xué)院在其 15,000件固定資產(chǎn)中擁有約4,300項(xiàng)高價(jià)值資產(chǎn)，包括服務(wù)器、孵化器、醫(yī)療冷凍機(jī)、離心機(jī)、用于DNA研究的顯微鏡和熱循環(huán)機(jī)。該學(xué)院戰(zhàn)略采購(gòu)主管杰夫·迪奇亞喬（Jeff DiCiaccio）對(duì)此次成功的部署進(jìn)行了介紹。

哈佛醫(yī)學(xué)院

這些資產(chǎn)中有近一半是用外部資金購(gòu)買的，包括政府資助的贈(zèng)款和合同，學(xué)校負(fù)責(zé)確保這些資產(chǎn)的萬(wàn)無(wú)一失。為確保這一點(diǎn)，哈佛醫(yī)學(xué)院每年向普華永道(Price Waterhouse)提交一次審計(jì)報(bào)告，并進(jìn)行內(nèi)部資產(chǎn)盤點(diǎn)。迪奇亞喬說(shuō)：“我們必須好好管理我們所使用的、為進(jìn)行研究而購(gòu)買的資產(chǎn)。”

在部署RFID之前，哈佛醫(yī)學(xué)院利用人工來(lái)進(jìn)行資產(chǎn)盤點(diǎn)。通常，每項(xiàng)資產(chǎn)都被輸入到Oracle Asset Workbench平臺(tái)，并分配一個(gè)打印的條形碼標(biāo)簽。研究運(yùn)營(yíng)經(jīng)理們(ROM)在固定資產(chǎn)財(cái)務(wù)分析師和迪奇亞喬的陪同下，攜帶一份Microsoft Excel電子表格，穿過每一個(gè)院系或?qū)嶒?yàn)室來(lái)尋找資產(chǎn)。每個(gè)系或?qū)嶒?yàn)室都有一個(gè)唯一的序列號(hào)。

由于沒有可用的條碼掃描儀，因此他們都是直接用眼睛來(lái)確認(rèn)這些數(shù)據(jù)，并將其與電子表格上給定房間的信息進(jìn)行比較，同時(shí)寫下備注或記錄差異。

如果遇到電子表格上沒有列出的任何資產(chǎn)標(biāo)簽，他們必須在計(jì)算機(jī)上的OFA系統(tǒng)中去查找，以確定這些資產(chǎn)是屬于哪一個(gè)院系。然后手動(dòng)輸入資產(chǎn)盤點(diǎn)的結(jié)果并上傳到OFA。這不僅是一個(gè)非常耗時(shí)的過程，而且還有可能給那些高價(jià)值資產(chǎn)帶來(lái)?yè)p壞。例如，哈佛醫(yī)學(xué)院的神經(jīng)生物學(xué)系曾在一份長(zhǎng)達(dá)16頁(yè)的電子表格中列出了800多項(xiàng)資產(chǎn)。

迪奇亞喬將與院系資產(chǎn)經(jīng)理進(jìn)行資產(chǎn)會(huì)議，陪同資產(chǎn)研究團(tuán)隊(duì)穿行實(shí)驗(yàn)室并幫助他們進(jìn)行資產(chǎn)盤點(diǎn)。這個(gè)過程平均需要兩個(gè)小時(shí)才能找到50項(xiàng)資產(chǎn)。迪奇亞喬說(shuō)：“這樣的人工過程毫無(wú)效率且不可持續(xù)，因?yàn)閷W(xué)校的資產(chǎn)每年都會(huì)增加大約1,000項(xiàng)。有鑒于此，我們不得不采取行動(dòng)以尋找替代方案?！?/p>

因此，哈佛醫(yī)學(xué)院在2017年夏季對(duì)自動(dòng)化解決方案進(jìn)行了兩個(gè)月的招投標(biāo)，然后評(píng)估了標(biāo)書，并在授予合同之前進(jìn)行了二次招投標(biāo)。在選擇Radiant的解決方案后，該學(xué)院開始在兩個(gè)自愿參與測(cè)試的院系進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)：細(xì)胞生物學(xué)和哈佛治療科學(xué)項(xiàng)目。該醫(yī)學(xué)院克服了在閱讀器安裝方面會(huì)出現(xiàn)的串讀以確保不被相鄰房間捕捉到等挑戰(zhàn)。

這套解決方案隨后于2018年7月推出，之后哈佛醫(yī)學(xué)院花了18個(gè)月的時(shí)間來(lái)用RFID標(biāo)簽重新標(biāo)記現(xiàn)有資產(chǎn)以及新接收的資產(chǎn)。預(yù)先訂購(gòu)好的這些標(biāo)簽會(huì)與特定資產(chǎn)相關(guān)聯(lián)，每個(gè)標(biāo)簽及其相關(guān)資產(chǎn)也會(huì)鏈接到一個(gè)特定的房間。Radiant公司這套基于云的Virtual Asset Tracker (VAT)解決方案帶有一款名為VAT2Go的移動(dòng)應(yīng)用程序。

當(dāng)員工開始盤點(diǎn)時(shí)，他們會(huì)使用在iPhone上運(yùn)行的VAT2Go，然后輸入建筑物以及他們正要進(jìn)入的房間，掃描條形碼并讀取RFID標(biāo)簽。標(biāo)簽讀取后，他們可以在應(yīng)用程序中查看結(jié)果，以確認(rèn)所有資產(chǎn)都在正確的位置以及房間里缺失和多出來(lái)的資產(chǎn)。這些結(jié)果與聯(lián)網(wǎng)的VAT2Go應(yīng)用程序同步，用戶可以下載它們并生成報(bào)告上傳到OFA（OFA仍然是哈佛醫(yī)學(xué)院的固定資產(chǎn)記錄系統(tǒng)）。

迪奇亞喬說(shuō)：“這款Web應(yīng)用程序允許我們通過上傳或手動(dòng)來(lái)進(jìn)行個(gè)別或大規(guī)模的更改，例如將資產(chǎn)重新分配到另一個(gè)位置?！惫疳t(yī)學(xué)院還可以使用RFID解決方案來(lái)報(bào)廢OFA中的一些資產(chǎn)，并將其從VAT系統(tǒng)中移除。RFID管理的好處包括更準(zhǔn)確和更高效的資產(chǎn)盤點(diǎn)，這意味著ROM和資產(chǎn)經(jīng)理與他們一起進(jìn)行盤點(diǎn)時(shí)，不必中斷對(duì)資產(chǎn)的研究。實(shí)際的資產(chǎn)盤點(diǎn)過程比手動(dòng)的破壞性也更小。

這項(xiàng)技術(shù)的部署過程也遇到了一些波折，而資金是減緩項(xiàng)目進(jìn)程的一個(gè)重要挑戰(zhàn)。一些成員離開了這個(gè)項(xiàng)目轉(zhuǎn)而從事其他工作，而COVID-19疫情導(dǎo)致學(xué)校于2020年3月關(guān)閉，只允許必要的工作人員進(jìn)入。事實(shí)上，迪奇亞喬本人無(wú)法到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，因此他將標(biāo)簽郵寄給了哈佛醫(yī)學(xué)院的固定資產(chǎn)財(cái)務(wù)分析師Sophia Xu，后者可以在校內(nèi)繼續(xù)標(biāo)記、盤點(diǎn)資產(chǎn)以及更新OFA。

迪奇亞喬說(shuō)，自從系統(tǒng)上線以來(lái)，因?yàn)橐咔樵?，學(xué)校只進(jìn)行了一次資產(chǎn)盤點(diǎn)。也就是這一次盤點(diǎn)的結(jié)果證明了RFID系統(tǒng)可以節(jié)省時(shí)間。RFID的優(yōu)點(diǎn)之一在于，不管這些資產(chǎn)是屬于細(xì)胞生物學(xué)系，還是神經(jīng)生物學(xué)系，甚至是位于劍橋地區(qū)的另一所哈佛學(xué)校，RFID都可以讀取房間中的所有資產(chǎn)，也無(wú)需去比對(duì)每個(gè)系或?qū)嶒?yàn)室的資產(chǎn)信息。

普華永道進(jìn)行的審計(jì)不需要讀取RFID標(biāo)簽，但RFID提供了審計(jì)所需的數(shù)據(jù)支持，這樣學(xué)?？梢哉业饺魏伪贿x中要進(jìn)行審計(jì)的資產(chǎn)，并確保在審計(jì)員到達(dá)時(shí)隨時(shí)可用。如今，還包括在 Microsoft Teams會(huì)議中進(jìn)行的虛擬審計(jì)。

未來(lái)，迪奇亞喬希望RFID技術(shù)能夠?yàn)槠渌儎?dòng)帶來(lái)好處，例如實(shí)驗(yàn)室空間的翻新。RFID閱讀器可以在房間翻修前對(duì)物品進(jìn)行掃描，然后在將物品搬入新裝修的房間時(shí)再次掃描，以防止物品丟失。

另一個(gè)好處是能夠在蓋革計(jì)數(shù)器模式下使用閱讀器搜索RFID標(biāo)簽來(lái)定位丟失的資產(chǎn)。迪奇亞喬回憶起在2019年，意外讀取到了一個(gè)不可見的冷藏離心機(jī)的標(biāo)簽的事?！拔耶?dāng)時(shí)正在掃描，但我肉眼看不見。當(dāng)我將閱讀器移近信號(hào)源時(shí)，在一個(gè)木制抽屜里發(fā)現(xiàn)了這件資產(chǎn)。如果沒有RFID，我可能會(huì)認(rèn)為這項(xiàng)資產(chǎn)已經(jīng)丟失了、被盜了或被丟棄了。有了RFID，我能夠看到無(wú)形資產(chǎn)。”

除了哈佛醫(yī)學(xué)院(HMS)外，RFID系統(tǒng)目前在哈佛大學(xué)的文理學(xué)院（FAS）、工程與應(yīng)用科學(xué)學(xué)院（SEAS）和威斯研究所（Wyss Institute）實(shí)施或已投入使用。據(jù)迪奇亞喬稱，Wyss已經(jīng)完成了對(duì)所有舊資產(chǎn)的RFID標(biāo)記，而FAS和SEAS現(xiàn)在正在對(duì)大約8,000項(xiàng)資產(chǎn)進(jìn)行標(biāo)記。這四個(gè)學(xué)院合計(jì)有大約100棟建筑，每棟建筑里都含有資產(chǎn)。